Sabemos que uma empresa de rastreamento exige uma série de atividades administrativas a serem executadas. O aumento da demanda exige mais tempo para executar estas atividades gerando uma sobrecarga de trabalho para a equipe.
O objetivo deste artigo é demonstrar um pouco destas atividades e os problemas que são encontrados ao longo da jornada de trabalho.
Emissão de contratos
O contrato de prestação de serviços é muito importante para uma empresa de rastreamento veicular. É no contrato que são definidas as condições para a prestação do serviço.
A confecção do contrato por muitas acaba tomando um certo tempo. Desenvolver o contrato substituindo campos dentro do template, revisar as cláusulas contratuais e coletar a assinatura das partes.
Estas atividades por muitas podem se tornar um gargalo para a operação gerando um atraso no início da prestação do serviço. O atraso no início do serviço pode fazer com que o cliente desista da contratação. A execução do serviço antes de assinar o contrato, pode fazer com que o cliente demore mais tempo para assinar o contrato, uma vez que ele já terá recebido a prestação do serviço.
Faturamento
A atividade de faturamento é uma das atividades administrativas que mais toma tempo. É necessário emitir nota fiscal, detalhar o que está sendo cobrado em uma fatura e gerar boletos para cada cliente da base de dados. Uma base de clientes grande pode levar até vários dias para executar estas tarefas gerando sobrecarga para o time levando a necessidade de contratação de mais pessoas para executar esta atividade.
A sobrecarga de trabalho e a pressão por cumprimento dos prazos pode causar alguns problemas como:
Perda de colaboradores – a sobrecarga acaba estressando tanto a equipe. A necessidade pelo cumprimento dos prazos acaba aumentando a ansiedade e muitas vezes levando a depressão. Este problema poderá ocasionar o afastamento do colaborador, desfalcando ainda mais a equipe.
Erros de cobrança – A pressão por cumprimento das metas, o “atropelamento” das atividades podem gerar erros de faturamento como: cobranças indevidas, geração errada de documentos de faturamento, vencimento errado, deixar de cobrar algum veículo, e muitos errinhos que acabam gerando um desgaste com o cliente, ou gerando atrasos no recebimento da prestação do serviço.
Deixar de gerar algum faturamento – Um problema comum é deixar de gerar algum faturamento, principalmente se não há a automatização do processo e da passagem de bastão entre os setores.
Frequentemente presenciamos casos de clientes que deixaram de cobrar por meses. Daí eu pergunto, como cobrar de um cliente que está há meses sem pagar por um erro de nossa equipe?
Aumento da inadimplência – Muitas vezes o aumento da inadimplência está ligado a sobrecarga de trabalho da equipe que não consegue tempo suficiente para ligar para os clientes, ou não consegue disparar os lembretes de cobrança a tempo.
Agenda de instalações
Um desafio importante que toma muito tempo da equipe é a operação de serviços. Há uma série de atividades a serem realizadas para conciliar a agenda do técnico e do cliente.
A equipe operacional deve ficar muito atenta ao cumprimento dos prazos de SLA estabelecidos no contrato da prestação de serviço.
A seguir serão enumerados alguns itens que devem ser verificados:
Identificar quais demandas de serviços;
- Identificar quais prestadores disponíveis para executar o serviço no local;
- Conciliar disponibilidade do técnico e cliente;
- Identificar o estoque de peças e insumos necessários para execução do serviço;
- Executar e garantir a qualidade do serviço prestado.
Por isso é muito importante ter boas ferramentas que permitam identificar as demandas e boas estratégias para executá-las da melhor forma.
Fechamento de técnico
Contabilizar os valores a serem pagos aos prestadores de serviço terceirizados é um desafio. Normalmente os valores de serviços variam de acordo com cada prestador. Esta peculiaridade exige um esforço administrativo maior para contabilizar o fechamento de cada prestador.
É muito importante ter boas ferramentas para automatizar este processo. Estas ferramentas devem estar associadas às atividades de agendamento. As regras de pagamento devem estar bem definidas na ferramenta gerando menos dependência de pessoas.
Cobrança
O processo de cobrança é um exercício diário por parte do setor administrativo e financeiro a fim de diminuir o índice de inadimplência da empresa.
As atividades mais comuns para execução do processo de cobrança:
- Envio de lembrete de vencimento para cada um dos clientes;
- Identificação dos clientes inadimplentes;
- Envio de mensagem de cobrança para cada cliente;
- Negativação de clientes inadimplentes;
- Suspensão dos serviços;
Armazenamento das informações obtidas com cada cliente durante o contato.
É muito importante que estas atividades sejam executadas com muito critério para que se tenha um baixo índice de inadimplência. Por isso, é crucial a utilização de boas ferramentas que auxiliem na execução das atividades de cobrança.
Conclusão
São vários os desafios na gestão de uma empresa de rastreamento. São atividades que são executadas frequentemente, que requerem atenção mais do que especial em cada passo para o sucesso de toda a operação.
Devemos ter em mente que, o mais importante é ter um processo bem definido, com atividades bem distribuídas entre cada colaborador. Uma vez definido o processo, é fundamental a utilização de boas ferramentas que auxiliem na execução das atividades executadas com frequência durante toda a cadeia produtiva.
Veja também: Qual valor cobrar pelo serviço de rastreamento